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员工档案虽基础,管不好时也痛苦

员工档案虽基础,管不好时也痛苦

【本期话题】我们是一家1000多人的企业,由于原来公司并没有完善的人事制度,负责这一块的领导也并没有看重,因此公司的人事档案很是混乱,基本上除了劳动合同以外,其他档案都处于残缺状态。从我入职公司起,总经理就希望我能建立起完善的人事制度,特别是人员档案这一块。总经理希望能通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹。

今天就来聊一聊员工档案的重要性,HR应该如何做好员工的档案管理,达到公司要求呢?

不知道大家记不记得,领导或师傅们经常讲,自己的档案看起来是别人在填写,其实是自己写的。也就是说,档案是通过书面真实记录具体的事来呈现的,有的还需要员工亲笔签名,所以说,一般来讲,档案的真实性是值得信赖的。我们观看有的抗日影片,鬼子了解某技术专家、打入敌后的战友也会通过其他渠道来了解他们的过往档案,足见档案的重要性。一般来讲,企业员工档案管理都会归属于人事部来管理,下面谈谈档案管理的正规做法。

1:认识档案的重要性

19大当选领导,会在媒体上按时间顺序详细叙述其简历和履历,如果没有完整的档案跟踪记录,怎么能够保证其完整性、真实性,特别是众多的时间节点,如果靠后来去回忆和补充,怎么准确呢?如果被知情人士知晓,这么严肃的问题,不是开了玩笑吗?

员工档案就是记录员工职业生涯的方方面面,就是员工工作后留下来的镜子。

今天是员工,明天可能是干部,后天可能是政府要员,只要努力,一切都有可能的,如果我们今天负责员工档案管理的同事不尽心尽力工作,有可能会影响员工的政治前途;即使是今后不从事政治工作,如果跳槽到其他单位或行业,或者后面的HR来接手工作,如果没有完整及时记录,怎么能够真实呈现员工的履历呢,怎么清楚回答同行单位的背景调查呢。

领导想提拔某员工时,总要看看以往成绩和奖惩情况吧,总不能全靠回忆,如果十年八年过去了,谁还记得那么清楚呢;相反,如果想辞退或处理某员工,也要查看一下他以往受处分的情况,如果达到严重违纪的程度,领导和公司又确实不想留,就可以做辞退处理嘛。

员工接受过哪些培训、有什么技能、特长等,领导不可能一一记住,更不可能去问每一个人,如果公司某天想拓展某个项目或开展某项活动,需要选拔具有某些技能的人才(比如:主持、演讲、歌唱、足球/篮球等特长),查查员工档案是不是就清楚了。

总之,员工档案是非常重要的,其用途更是很广泛,如果现在不准备好、准备完善与充分,今后某天要查阅或使用时,如果拿不出货来,挨批的可能不仅仅是档案管理人员,HR部门负责人甚至主管副总都会挨批。

2:员工档案哪里管

在国有企业或政府机构,国家是有档案法的,这些单位的HR部门都会按照这个制度来管理,是非常严格的,工作人员都会遵守相关的规定,比如:我们高考的成绩、试卷和到高中阶段的表现、成绩等会通过特定的档案传送渠道送到高校去,不会走一般的快递或让人带过去,而且档案封袋也是有严格要求和格式的;任何领导借阅、翻看任何人员的档案必须遵守相应的审批流程,绝对不能将档案带出档案管理现场。

那么,作为非国企或政府机构的单位,由于不受国家档案法的直接管束,怎么来管理员工档案呢?可以有以下两个渠道:

一是将员工档案交由第三方管理。可以是当地劳动和社会保障部门,目前来看,只需按人头支付少量的保管费,他们就会按照国家规定来管理了,显得规范得多;也可以交给从事员工档案管理的中介机构来管理,他们收取的费用略高,也会按照国家规定来管理,但规范性还是要差一些。

二是由单位人事部门来管理。一般来讲,应当制员工档案管理办法,按照公司人事管理的实际需要和公司领导的特别要求来进行,多半不会完全遵照国家档案管理办法,而是自有特色的。

3:员工档案如何管

我们来看看非国企和政府机构应当如何正确管理员工档案,我认为,可以遵守以下基本方法:

1)专人负责。楼主公司有一千多人,应当设置专人来管理员工档案,当然,此人还可以兼职其他事务,需要视其工作量饱和程度来决定。如果只负责档案管理,就可以将公司的技术、产品、市场、研发等资料归他一起管理。

2)档案内容。员工档案可以包括:应聘简历、身份证复印件、照片、入职体检及年度体检表、毕业证及学位证复印件、离职证明、解除劳动关系协议书、劳动合同、奖/惩单、请假单、转正表、调薪/调岗表、培训一览表、社保参保资料等,根据单位和领导要求的实际,不同单位、部门、职位不可能千篇一律,可以略有区别。

3)保管地点。上千人单位的员工档案,如果每人用一个牛皮档案袋装的话,也够两个文件柜使用了,最好保存到专门的房间,避免与其他人事资料混淆,如果设在人事部办公室里,就需要用专柜来管理,不宜与其他资料混装在一个柜里,而且此柜需要专人掌握钥匙,可以由发放柜子钥匙的人员再掌管一把,以避免钥匙丢失时好修配,档案柜应设摄像头来监控,防止意外情况发生时取证。

4)分类保管。最好按部门、班组类别来存放,便于查找;编号按照入职先后顺序进行,号码可以是公司名称拼音打头字母加入职年月日,再加上入职顺序流水号;同时,在电脑中用EXCEL文件列好各员工的编号,便于查找;每位员工的档案袋封面要有内有物目录,每件内容按发生的时间顺序排列好,并在右下角用铅笔标好页码。

5)保管期限。员工档案可以一直保管着,说不定员工或者其他部门就可能来调阅,一旦离职,可以专门归于离职员工类。

6)档案使用。主管领导应不定期抽查档案情况,对不完整、不及时入档、丢失等现象及时要求纠正并按规定进行处理;若有关人员查阅,需填写查阅单,经至少副总批准后方可查阅,查阅时,不得照相录相,不得撕毁,不得抄写,只能看阅,整个查阅过程需要工作人员在一旁监督;若员工离职,需将档案调往另一单位,需该单位出具调档函,查证属实后,经请示相关领导批准,方可将该员工档案通过EMS形式发往该单位,同时留下EMS发函单并永久保存起来。

以上基本管理方法可以具体制订成公司规章制度的形式,经大家讨论、领导批准后实施,更加规范员工档案管理,不必一板一眼按照国企和政府部门遵照执行的国家档案管理办法来实施,只要是适合公司实际需要,能够应对法规、领导、客户、标准和相关部门的检查就好。


 
 
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