想说爱你很容易，因为行政是空气！想说爱你很容易，因为行政是空气！【题主说：我在一家300多人的公司做行政专员，工作汇报对象是人事经理，感觉每天的工作很忙，不仅要负责办公物品采购、发放，管理会议室，各部门的出差报销，酒店预订，还要负责文书资料管理、接待事务，车辆安排、卫生管理，节假日员工关怀等等。每天都有不同的人随时来找我，经常工作干了一半就被打断，有的时候周末公司有同事来加班，我还要来开门，工资不高，但真是操碎了心，感觉自己就是个打杂滴，很失落。】 行政怎么能是打杂的呢？做行政很难，做好的行政比做好的HR更难，大伙也许问我为什么这么说，我经常会有个比喻：“如果把人力资源工作比作水，那行政工作就是空气。”空气无处不在，离了空气，人就无法生存。行政工作真的不是简单的打杂，不要把自己看轻。市场上，好的人力总监易得，好的行政总监难求。 一、众口难调说行政： 接着昨天的午餐话题说，今天中午订的是真功夫，菜单是这样滴：香菇鸡腿饭，四季猪骨汤，香烤鸡翅，香滑蒸蛋，外婆菜，白灼西兰花。中午呢，我没在公司吃饭，外面跟闺蜜约了饭。大概12:40的时候，我收到我们财务管理合伙人S姐的一条微信，内容如下： S姐：今天的餐是大家选的？ 我：咋了？不好？？
直觉上，我这帮忙行政工作的HRD肯定又要背锅了。匆匆告别闺蜜，1：00先回到3楼的办公室，问了一下公司行政经理小W跟行政助理小李，大家对中午的餐是否有不满的反馈，俩人都一头雾水的表示，没有收到啊。我心里有了底，抓紧时间去了一楼S姐姐办公室，进门的时候S姐姐正在擦桌子，目测是刚刚用完餐，我开门见山：“S姐，今儿中午的餐不好吃？还是您吃出问题来了？” S姐姐说：“真功夫这家原来的餐我们没订过，但是以前我也吃过，但是，你看看，中午的菜量少，男生肯定吃不饱。那这家是大家投票的结果么？” 我淡定的跟S姐姐说：“您之前不是让我咨询一下A公司的行政，他们的餐您说订的不错，我们问了他们，她们推荐的真功夫。” S姐姐听了这话，不说话了。 我接着说：“我们昨天发起了投票，一共十五个套餐，请大家选出5个来，作为下周餐单，投票截止时间是今天。我们每天会对当天的菜品进行投票，票数高于80%的，我们会列入备选菜单。” S姐姐说：“要不这样，众口难调，让大家自己订餐，行政部贴票报销。你跟Edward汇报一下。” 我说：“这个恐怕跟公司的原则不符，真心不能这样做。从人力角度来说，小李她的工资是最低的，订餐，就是她每天应该做的工作，如果让每个员工每天拿出时间来想自己吃什么、再下单、沟通有发票，行政部是可以避免投诉，但是公司的时间成本是很可观的。从行政角度来说，这每人的发票参差不齐，给行政部增加了额外的工作量。最后呢，行政部也不是我主管，我只是协助配合，如果汇报也是小W汇报，我会把您的意思带给小W。” 简单的交锋完毕，我心里说，这锅呢，姐姐我不背，这雷呢，我也不趟。 以往，如果有订餐不好吃的情况，一般男生都会直接跟小李投诉——我们的公司文化有事直接就说出来，绝对不藏着掖着。我跟S姐姐的沟通各位就可以看出来。而且大老板Edward的意愿是北京总部45元午餐餐标，让行政部来统一订餐，不占用大家的时间。 回到三楼办公室，我接着请小W跟小李到会议室沟通了这个情况，两位确认真功夫是A公司小姜推荐的。接着，我留下了小W，把我跟S姐姐沟通的经过跟她复述了一下——毕竟她是行政部负责人。小W说：“您的答复，完全没有问题。” 我说：“虽然‘众口难调’，但是农夫山泉有个广告词说的很对——我们不生产水，我们只是大自然水的搬运工。行政部负责订餐，包括考察供应商、试吃、大家投票，最终确定餐单。行政部提供的不是餐，而是订餐服务。这个定位一定要把握准了。另外，服务态度一定要好。行政部的心要跟咱们员工连在一起。用心工作，跟不用心工作，大家的感受是不一样的，尤其是关乎到‘吃’的这个问题。跟你分享一下，原来我在地产集团，有自己的食堂，公司里有南方员工，也有北方员工，我们专门聘请南方的大厨煲汤、做粤菜，也聘请陕西、山西的厨师做北方面食。变着法的调整餐单，大家的满意度就很高。很少有这种吃着老板的，还说不好吃的情况。现在不是大家不满意么？那就不断的充实供应餐单、不断充实供应商。让大数据说话。你也跟咱们大老板备个案，汇报一下，就说工作有不足的地方，但是行政部在努力改进。” 小W说：“是的，昨天我已经在订餐群里根据您的要求，发了两个投票。” 投票如下图：
我说：“咱们这样做就是把权力还给人民，请大家来决定，当然，选得不好，大家可以批评行政，行政用心选择供应商。摆正位置，用心做。” Tips：民以食为天，虽然只是一餐饭，但是对于员工的感受确实是大不一样。做事，尤其是在行政部做事，用心很重要。我总结的是要眼到、手到、心到，这个需要大家用心琢磨。 比如订餐这件事，我们是做金融的，“以理服人”往往不如“以数服人”，于是我想到了行政部提供供应商候选，请小伙伴们投票决定下周餐单，然后当天投票决定当天菜品的好评率，高于80%以上的列入备选餐单大数据库。（小W说不投票的怎么办？我说——给权力不用，过期作废，征求过意见，不表达，那就不必再说。）最后，拿大数据说话。有的小伙伴说，姐姐，您这样做累不累啊？我说，用心工作，真心的一点也不累。 二、行政也可以分模块： 很多做行政的小伙伴认为人力资源好呀，有含金量啊。我问怎么有含金量了？小伙伴回答，你们有六大模块，多高大上啊。殊不知，行政也可以模块化管理啊。 一般流行做法是把行政工作分为如下几个模块：（本部分系度娘略有改动——毕竟咱不是专业做行政滴。） 1、会务外联管理模块：秘书（助理）服务、会议管理、公文撰写、公共关系等； 2、资产采购管理模块：资产管理、采购领用、办公设备管理等； 3、文印资质管理模块：发文公告、印鉴管理、资质办理、信息管理等； 4、档案资料管理模块：档案管理、资料管理、图书管理、企业证书管理等； 5、流程制度管理模块：流程建设、制度管理、经营计划、标责任签订等 6、后勤安保管理模块：车辆管理与调配、安全管理、订餐（食堂）管理、装修管理、工位管理、钥匙管理、名片印制、卫生事务、接待预定服务、报刊信函收发等。 其实怎么分，仁者见仁，智者见智。一般行政部掌握着公司的印鉴、用章，这样的核心管理，怎么能说行政部门是“打杂”的？这真是比窦娥还冤。我经历了那么多公司，可没见过把印鉴管理放在人力资源部的。 Tips：也许题主的公司行政部没有这么多的工作内容，但是，题主完全可以协助部门领导把部门工作分为几个方面或模块。不善总结、复盘，永远只能是做重复性的工作，难以在本质上提升自己的工作水平。行政工作态度是第一位的，但是该有的结构性思维是更重要的。 三、职场不相信眼泪： 题主现在还年轻，说是职场菜鸟不为过，如果自己对自己的职业生涯有要求、有规划，那就敬请题主收起自己的抱怨，安心自己的工作——先打好杂再说。 比如我们的前台小李妹妹，柔弱的80后美女，美丽不可方物，英文八级，大学毕业4年，却拿着公司最低的工资。还在前台这个位置上，没有任何突破。今天早晨，9：28分，小李妹妹飘进了公司办公室。 9：30我已经把小李妹妹跟行政经理小W请进了公司小会议室。 我问小李：“亲，你今天早晨为什么这么迟？” 小李：“我坐的公交车堵车了，在路上一个多小时，平时半小时就能到。而且我今天穿了裙子，骑不了共享单车，要不，我也可以骑车过来。” 我：“公司不打卡，但是，不代表没有纪律跟考勤。尤其是作为行政部成员的你，还要记录公司人员考勤异常，你自己都不以身作则，你凭什么管理别人？我跟小W住得都比你远，为什么每天早晨，我们9点之前都会到？” 小李：“那是因为你们有地铁，不堵车。”（各位朋友，知道小李的水平了吧。） 我：“关于考勤的事情，我已经找你私下谈了几次话了，今天把小W叫进来，希望知道这件事情的严重性。小李，如果你不想做这份工作，可以跟我讲，公司谁都不是傻瓜，个个心都跟明镜一样。当初制定弹性工作制的时候，就是相信大家不会钻空子。公司历史上，钻空子、自以为聪明的员工，最后都会被公司淘汰。迟到事小，反应的态度事大，北京是经常堵车，但是你为什么不能提前出来呢？” 小李红着脸底下了头。 我：“我不想成为叨叨姐，为一件事情翻来覆去的讲，你如果连这件小事都管理不好自己，那我还能交给你做什么其他更加重要的事情呢？我已经不信任你了。想想你在我这里的信用度吧。" 小李的脸白了。
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