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关注结果,建立信任,四步形成良性循环

关注结果,建立信任,四步形成良性循环

【本期案例】大家好,我公司是一家百来人的电子加工企业,以外贸为主,人员流动率较高。目前就我一名人事专员,直接对接总经理。周会时总经理会给各部门人员下达一些任务,但经常有部门、有人员没有执行,或未按期完成。针对这一情况,总经理要求我想一些方法、出文件解决问题。可我对各部门的业务并不熟悉,请问我如何处理呢?如何推进各部门工作?

一、问题

1、百来人的小公司,外贸为主,人事专员对接总经理;

2、周会时总经理给各部门人员下达任务,经常有不执行或者没按期完成;

3、总经理希望想一些方法,出一些文件解决问题;

4、业务不熟、无权无势,如何推进?

二、分析&建议

这个问题本身有两个核心:

第一,缺少监督,大家对总经理的任务不能及时完成已经成为一种习惯,平时总经理可能忙于业务,未能对内有效管理,即便是有时候发现没有完成,也没有办法狠心处罚;

第二,缺少制度依据,总经理即便是想要处罚,也缺少依据,甚至可能迫于某些业务人员而不能真正下手。

我们应该分四步,来逐渐解决这个问题:

1、关注结果

案例中的老板其实缺少一名助理,来帮他跟盯所有的指令和任务。当然,也许老板自己并未意识到这一点,或者说老板可能还是舍不得这个钱。

那么,如果HR要推进这件事情,只能从自己做起,不要将自己局限为一名HR,而是应当定位为老板秘书,在例会上记录好老板所布置的任务,并且在期限到来之前一件一件地找责任人去跟盯。我们的目标只有一个原则:关注结果。

当然,我们可能面临这几个问题:

1)不懂业务,不知道如何跟盯:不要紧,不懂可以问,问这个不告诉你,就问那个,那么多人,总有人肯告诉你的。实在不行就去问老板,怎么样才算是按要求完成。

2)责任人推托,不配合:持之以恒,今天问不到结果,没关系,明天问,一直问到对方不好意思。

3)责任人忽悠你:没关系,纸笔记录下来,汇报老板的时候,老板会明白咋回事;被忽悠多了,你就懂业务了。

当我们持续地去做这件事情,等那些人被问成习惯了,那么实际上他们就开始形成关注结果的任务意识了。

2、建立信任

在你一件一件地跟盯业务的时候,你要保持中立、保持真诚、保持尊重,久而久之,业务人员才会感受到你的为人。诚信正直的人,一定会影响到别人的。

当你的真诚逐渐被感知,而且知道你所做的很多事情对他们是有好处的时候,你开始逐渐与业务人员建立起信任,并且会渐渐地告诉你越来越多的东西,你也会越来越懂业务,你也会越来越懂那些人,为啥不完成?为啥激励不动?……

3、形成规则

当你对业务足够了解的时候,你可以开始尝试形成游戏规则。游戏规则不仅仅是为了约束,也可以包含奖励,这种时候,如果你前面的信任建立到位,那么我们就可以让业务人员参与到游戏规则的制定过程中来,当他们有了参与感,有了自主、民主的权力,他们才有可能真正自发地去维护自己建立的制度。

这样,既解决了激励问题(自觉自发),也解决了老板处理时没依据的问题。老板有时候不好拍板,有时候其实是一个轻重拿捏不准的顾虑。

如果第2步的建立信任没有到位,那么我不建议做这个动作,因为对方的不信任会直接告诉他们:你这个是走形式,我们不参与,即使参与了也没用,不会说真话的。

当然,这需要一个过程。如果实在是短期内不能做到这样,而老板又急着要制度结果的话,只能你先拟好草稿,给一些部门大致过一遍,甚至于直接上会也是有可能的。这种情况下,我们就需要在后期,根据各方意见和实际情况不停地改版完善。

4、确定、执行及改进

制度初稿讨论完了,那么就是会上确定。找一个周例会,总经理与大家坐在一起,一条一条地过,最终形成一份一定程度上双方都认可的文件,并且核心人员都在上面签字。

签字后制度即可开始执行,这种时候,所有规定中对应的奖惩都要兑现。一开始会有2个难点:

1)处罚下不了手。这种时候一定要说服老板、说服管理人员,短期的痛苦才能换来长期的益处,拿着之前关注结果的劲,继续吧!甚至有可能会面临有他没我的局面,但是,只要是正确的,我们一定要坚持自己的观点,拿出饭碗丢了在所不惜的觉悟来吧!老板会好好考虑的,别怕!若真背锅了,那你也别太纠结了,这地方不值得你伤神。你都有本事做到这一步,海阔任鸟飞,不怕找不到工作!

2)奖励老板舍不得。这也是最要命的,大企业之所以能成功,其中一条必定是承诺必达。说服老板:成大事者,必定诚信重于泰山。即便是之前预判错误,那么也要咬着牙按照制度履行,到时候再改制度。不要小看诚信的力量,一旦破了,不知道需要多长时间才能拾起来,瓷器即便是修补好了,缝还是在那边的。同样的,拿出不成功便成仁、失败了就去找工作的魄力吧!

3)实在是制度设计上有不合理的,那么我们不要打肿脸硬撑,承认错误不代表没有尊严,我们弯腰是为了跳得更高,对整体有利,才能对大家都有利,不要太纠结于面子。牢记PDCA循环。

三、总结

1、管理的重要原则之一是关注结果。不仅要从我们自己开始形成这种意识,也要通过自己不断的跟盯来帮助各个部门养成这种习惯。

2、建立信任。在与业务人员不停打交道的过程中,我们要保持真诚和尊重,这样才能逐步获得业务人员的信任,你的工作才好往后推进。

3、不管时机成熟与否,我们最终都要形成游戏规则——制度。若能有足够的信任让业务人员共同参与规则制定,效果是最好的;实在不行退而求其次,但一定是没有规矩不成方圆。

4、确定了再执行,执行中再完善,这是一个良性循环。

以上,个人观点,欢迎大家一起讨论。


 
 
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